Farmaci scaduti in farmacia: gestione e rese

Quando un prodotto risulta scaduto, la prima cosa da fare è toglierlo subito dalla vendita, metterlo in un'area separata e registrarlo nel gestionale. Poi si verifica se è possibile un reso al fornitore e, per lo smaltimento, ci si affida alle indicazioni ufficiali. Capire perché è scaduto serve a non ripetere l'errore.

Questo articolo è il seguito di quello sul controllo delle scadenze e parla solo di organizzazione del magazzino. Non entra nel merito dei singoli prodotti e non contiene indicazioni di tipo sanitario o terapeutico.

Separare subito: area dedicata e registrazione

Un prodotto scaduto che resta sullo scaffale è un rischio: basta una distrazione perché finisca di nuovo al banco o venga contato come merce disponibile. La separazione fisica va quindi fatta nel momento stesso in cui lo si trova, non a fine giornata.

Come organizzare l'area dedicata

L'area può essere un ripiano, un contenitore o un armadio, purché sia riconoscibile e distinta dal magazzino di vendita. Alcuni accorgimenti pratici:

• scegliere un punto fuori dal percorso abituale della merce in uscita;
• indicare con un cartello ben visibile che il contenuto non è vendibile;
• tenere il contenitore chiuso o delimitato, in modo che nessuno possa prelevare per errore;
• stabilire chi può accedervi e chi è responsabile di svuotarlo;
• non mescolare prodotti scaduti e prodotti in attesa di reso per altri motivi, se si possono tenere distinti.

Registrare nel gestionale

La separazione sullo scaffale non basta: anche il gestionale deve sapere che quella giacenza non esiste più come merce vendibile. Altrimenti le quantità risultano gonfiate, e i successivi calcoli sul fabbisogno partono da dati falsati.

Per ogni prodotto registrate almeno:

• la quantità tolta dalla vendita;
• la data in cui è stata rilevata la scadenza;
• il motivo, ad esempio scadenza raggiunta, confezione danneggiata o altro;
• il fornitore da cui proviene, se noto, per valutare un eventuale reso.

Verificate con il fornitore del vostro software quale funzione usare per queste operazioni: ogni gestionale ha le sue procedure, e conviene adottarne una sola, uguale per tutto il personale.

Rese ai fornitori: cosa preparare

Non tutto ciò che scade si può rendere, e non tutti i fornitori accettano le stesse condizioni. L'errore più comune è scoprirlo solo quando la merce è già scaduta. Il momento giusto per informarsi è prima, al momento dell'acquisto.

Prima del reso

Raccogliete le informazioni che servono per valutare se il reso è possibile:

• le condizioni scritte di reso del fornitore, se esistono;
• i tempi entro cui va comunicata la richiesta;
• il documento di acquisto o di consegna da cui risulta la merce;
• eventuali limiti sul tipo di prodotto o sullo stato della confezione.

Se le condizioni non sono chiare, chiedete conferma per iscritto. Una risposta a voce è difficile da ritrovare dopo qualche settimana.

Durante la pratica

Preparate un elenco ordinato, con prodotto, quantità, scadenza e riferimento del documento. Conservate una copia di quanto inviato e annotate la data della richiesta. Quando il fornitore risponde, registrate l'esito: reso accettato, rifiutato o accettato in parte.

Un esempio frequente: una farmacia trova a fine mese alcune confezioni ordinate per una richiesta occasionale e mai più vendute. Se aveva già archiviato il documento di acquisto e conosceva le condizioni del fornitore, la pratica richiede pochi minuti. Se invece deve ricostruire tutto a posteriori, spesso rinuncia e la perdita resta.

Dopo la pratica

Quando il reso viene accettato, controllate che l'esito sia coerente con quanto avete spedito e che la registrazione nel gestionale sia aggiornata. Se viene rifiutato, tenete il motivo: vi serve per capire se in futuro conviene acquistare quella merce, o in quella quantità, da quel fornitore.

Smaltimento: dove trovare le indicazioni ufficiali

Per lo smaltimento dei prodotti non più vendibili non esiste una regola che questo articolo possa o debba riassumere. Le disposizioni sono definite dalle autorità competenti e possono cambiare nel tempo, per cui qualsiasi sintesi rischierebbe di diventare presto inesatta.

Per sapere come comportarvi, rivolgetevi alle fonti ufficiali:

• il vostro ordine professionale, che fornisce indicazioni aggiornate ai propri iscritti;
• le autorità sanitarie e ambientali competenti per il vostro territorio;
• il soggetto che gestisce il ritiro dei rifiuti speciali della vostra farmacia, se previsto.

Una buona abitudine è annotare in un documento interno a chi vi siete rivolti, quando e con quale risposta. Così, se cambia la persona che si occupa del magazzino, la procedura resta chiara.

Capire perché il prodotto è scaduto

Gestire il prodotto scaduto è solo metà del lavoro. L'altra metà è chiedersi come ci è arrivato, perché senza una causa individuata la perdita si ripresenta, magari su un altro articolo.

Le cause più comuni sono poche e riconoscibili:

• una quantità acquistata superiore a quella che il banco vende davvero;
• una confezione rimasta in fondo allo scaffale, dietro a quelle arrivate dopo;
• una data non registrata al carico, quindi invisibile a qualsiasi estrazione;
• un acquisto occasionale, fatto per una richiesta eccezionale e mai ripetuto;
• una variazione di abitudini di vendita non seguita da una revisione delle quantità.

Una breve analisi periodica

A intervalli regolari, ad esempio a fine trimestre, riguardate l'elenco di quanto avete tolto dalla vendita e per ciascuna voce cercate di rispondere a tre domande: quando è stato acquistato, perché in quella quantità, chi poteva accorgersene prima. Non serve una procedura complicata: bastano un foglio condiviso e poco tempo di confronto con chi lavora in magazzino.

Se alcuni prodotti tornano spesso nell'elenco, vale la pena rivedere le quantità di acquisto e la posizione sullo scaffale. Per capire come leggere la merce che si muove poco, potete consultare l'articolo sulle scorte morte e il capitale immobilizzato. Se invece sospettate che la causa stia nelle condizioni del fornitore, può aiutarvi il confronto descritto in come confrontare i grossisti nel riordino quotidiano.

Conclusione

Il prodotto scaduto è un evento che capita, ma il modo di gestirlo fa la differenza: separarlo subito, registrarlo con cura, valutare il reso con documenti in ordine e affidarsi alle indicazioni ufficiali per lo smaltimento. Chi poi analizza le cause riduce nel tempo le perdite da scadenza, perché agisce su acquisti e rotazione e non solo sull'emergenza.

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