Assicurazione scorte farmacia: cosa valutare

Assicurare le scorte della farmacia significa, prima di tutto, sapere quanto vale oggi il magazzino e poterlo dimostrare con documenti. Il contratto in sé viene dopo: è una scelta da fare insieme a un assicuratore o a un consulente di fiducia, mentre la preparazione dei dati è un lavoro che la farmacia può fare da sé.

Questo articolo non spiega come scegliere una polizza e non sostituisce un parere professionale. Raccoglie invece le domande che vale la pena porsi e i documenti che è utile avere in ordine, così da arrivare al confronto con idee chiare.

Perché le scorte meritano attenzione

Il magazzino è una delle voci più importanti del patrimonio di una farmacia. Una parte consistente del capitale è immobilizzata in prodotti sugli scaffali, nei cassetti e nei frigoriferi, e ricostruirla dopo un evento grave richiederebbe tempo e risorse.

C'è poi un aspetto pratico: la merce non è tutta uguale. Alcuni prodotti hanno un valore unitario elevato, altri richiedono condizioni di conservazione particolari, altri ancora sono soggetti a scadenza. Per questo è bene ragionare sul magazzino per categorie e non come un blocco unico.

Eventi da tenere presenti

Ogni farmacia conosce i propri rischi meglio di chiunque altro. Alcuni eventi ricorrono spesso quando si parla di tutela delle scorte:

• furto o tentato furto, con danni sia alla merce sia ai locali;
• incendio, esplosione o corto circuito;
• danni da acqua, per esempio da perdite o allagamenti;
• guasto dei frigoriferi o interruzione dell'energia elettrica, con perdita dei prodotti da conservare a temperatura controllata;
• danneggiamento della merce durante il trasporto o lo stoccaggio.

Quali di questi eventi siano coperti, con quali limiti e con quali esclusioni, dipende interamente dal contratto. È un punto da leggere con attenzione e da discutere con il professionista che vi assiste, senza dare nulla per scontato.

Partire dal valore del magazzino aggiornato

La domanda più concreta è: quanto vale il magazzino oggi? Una cifra approssimativa, ricordata a memoria o rimasta invariata per anni, rischia di non rispecchiare la realtà. Le scorte crescono con le promozioni e con la stagionalità, si riducono dopo i periodi di forte vendita, cambiano con l'assortimento.

Il gestionale è lo strumento naturale per ricavare un valore aggiornato, purché le giacenze siano affidabili. Se le quantità a sistema si discostano da quelle reali, anche il valore calcolato sarà impreciso. Per questo conviene leggere con cura anche le scorte morte e il capitale immobilizzato: prodotti fermi o scaduti pesano sul valore contabile, ma non sempre hanno lo stesso significato ai fini di una copertura.

L'inventario come base documentale

Un inventario recente, completo e ben conservato è il documento più utile quando si parla di scorte. Dimostra cosa c'era in magazzino a una certa data e consente di confrontare nel tempo la situazione reale con quella registrata.

Per renderlo davvero utile è opportuno:

1. farlo con una cadenza regolare, e non solo quando c'è un'urgenza;
2. conservare una copia fuori dalla farmacia, oltre a quella nel gestionale;
3. annotare le differenze tra giacenza fisica e giacenza di sistema e capire da dove nascono;
4. tenere distinti i prodotti vendibili da quelli scaduti, danneggiati o in attesa di reso.

Un inventario ordinato serve anche a molto altro: aiuta a vedere cosa si muove e cosa no, e rende più semplice decidere i riordini. Non è un adempimento fine a se stesso.

Documentazione da tenere in ordine

Oltre all'inventario, in caso di danno può essere necessario dimostrare l'entità di ciò che si è perso. Può essere utile conservare in modo organizzato:

• elenchi di giacenza stampati o esportati dal gestionale a date significative;
• documenti di acquisto e di consegna della merce;
• fotografie dei locali, degli scaffali e dei frigoriferi;
• eventuali registrazioni di temperatura dei frigoriferi, se la farmacia le effettua;
• verbali o segnalazioni relativi a guasti, manutenzioni e interventi sugli impianti.

Anche in questo caso, l'elenco esatto di ciò che serve lo stabilisce l'assicuratore in base alla polizza: chiedetelo prima, non dopo l'evento.

Rivedere il valore con regolarità

Il magazzino di una farmacia cambia nel tempo, e con lui dovrebbe cambiare l'attenzione dedicata alla copertura. Un buon momento per fermarsi a riflettere è dopo l'inventario di fine anno, oppure quando l'assortimento si amplia, i locali vengono modificati o si installano nuovi impianti.

Una routine semplice può bastare: una volta l'anno, e in occasione di cambiamenti importanti, confrontare il valore del magazzino con quello comunicato all'assicuratore e parlarne con lui. Se la distanza è rilevante, vale la pena capire insieme cosa fare.

Domande da portare al professionista

Prima di firmare o rinnovare, può essere utile preparare un breve elenco di domande per l'assicuratore o il consulente:

• come viene considerato il valore delle scorte e come si tiene conto delle variazioni nel corso dell'anno;
• quali eventi sono compresi e quali no, in particolare per i frigoriferi e i prodotti a temperatura controllata;
• quali documenti servono per dimostrare il danno e in che formato;
• quali obblighi ha la farmacia nella custodia e nella protezione dei locali;
• cosa succede se il valore reale del magazzino supera quello dichiarato.

Annotare le risposte per iscritto vi aiuterà a ritrovarle quando serviranno.

Una gestione ordinata aiuta anche qui

Assicurare bene le scorte è più semplice quando il magazzino è sotto controllo: giacenze affidabili, meno prodotti fermi, riordini ragionati. Se volete capire come ridurre gli sprechi di capitale, leggete anche come limitare le rotture di stock senza gonfiare il magazzino.

PharmAI, per la parte che le compete, aiuta a tenere sotto osservazione le scorte con proposte di riordino sempre approvate dal farmacista. Per saperne di più potete visitare la pagina dedicata alla soluzione o scriverci dalla pagina contatti.