Rimanenze di fine stagione in farmacia

Una scorta stagionale diventa rimanenza quando la stagione finisce e in magazzino resta più merce di quanta la farmacia riuscirà a vendere prima della prossima. Per accorgersene in tempo bisogna guardare le giacenze e il ritmo di vendita mentre la stagione è ancora in corso, non a inventario fatto: dopo, restano solo opzioni più costose.

Questo articolo chiude il percorso sulla stagionalità. La preparazione della stagione è un tema a parte; qui ci occupiamo di che cosa fare quando le cose non sono andate esattamente come previsto. Si parla solo di organizzazione del magazzino, non di scelte terapeutiche.

Quando una scorta stagionale diventa rimanenza

Una rimanenza di fine stagione è diversa da una scorta morta. L'articolo sulle scorte morte e il capitale immobilizzato descrive articoli fermi in modo strutturale, senza una ripresa prevedibile. La rimanenza stagionale, invece, è ferma per un motivo noto e temporaneo: la richiesta è calata perché la stagione è finita.

Questa distinzione cambia le decisioni. Una rimanenza può essere conservata, se la scadenza e lo spazio lo consentono, e tornare utile l'anno dopo. Una scorta morta quasi mai torna a girare da sola.

Un eccesso stagionale nasce in genere da una di queste situazioni:

• un ordine anticipato troppo ampio, fatto per paura di restare senza;
• una stagione più breve, più mite o più tardiva del solito;
• una promozione del fornitore che ha spinto a prendere più confezioni del necessario;
• uno spostamento della richiesta verso altri articoli o altri formati;
• riordini fatti per abitudine, senza riguardare la giacenza già presente.

Riconoscere la causa serve a non ripetere l'errore: ciascuna richiede una correzione diversa.

Segnali da guardare prima della fine stagione

Il momento migliore per intervenire è quando la stagione non è ancora finita. Servono pochi controlli, ripetuti con regolarità, per esempio una volta alla settimana nelle ultime fasi.

Giacenza contro tempo che resta

Per ogni articolo stagionale importante, confrontate la giacenza con il ritmo di vendita delle ultime settimane. Se, a quel ritmo, la scorta durerebbe oltre la fine della stagione, l'eccesso è già in formazione. Non servono formule: basta una stima prudente, ragionata sul buon senso e sull'esperienza del banco.

Vendite che rallentano

Un rallentamento delle uscite, che dura più di qualche giorno e non dipende da una settimana anomala, è il segnale più utile. Chiedete al personale di banco che cosa sente: spesso la percezione precede i numeri di qualche giorno.

Ordini ancora in arrivo

Controllate che cosa è già stato ordinato e non ancora consegnato. Capita di scoprire a stagione quasi chiusa un carico in arrivo che nessuno ricordava, deciso settimane prima in un momento di richiesta alta.

Scadenze vicine

Per gli articoli con scadenza, annotate quelli che scadranno prima della prossima stagione. Quelle confezioni non potranno essere conservate e vanno trattate per prime.

Un elenco di controllo rapido

• Quali articoli stagionali hanno una giacenza alta rispetto alle vendite recenti?
• C'è merce ordinata e non ancora arrivata che si può ridurre o annullare?
• Quali confezioni scadono prima della stagione successiva?
• Lo spazio occupato dalle rimanenze toglie posto ad articoli che servono ora?

Le opzioni per ridurre le rimanenze

Individuato l'eccesso, le strade sono poche e vanno scelte caso per caso. Nessuna è sempre la migliore.

Ridurre o fermare i riordini

È l'opzione più semplice e quella da usare per prima. Se la giacenza basta per quanto resta della stagione, non c'è motivo di ordinare ancora. Vale la pena rivedere anche gli ordini aperti: se il fornitore lo consente, ridurli prima della consegna costa meno che gestire dopo la merce in più.

Rese, dove sono previste

Molti accordi con i fornitori prevedono la possibilità di rendere alcune merci entro certi termini e a certe condizioni. Verificate per tempo che cosa si può rendere, entro quando e con quali modalità, perché i termini passano in fretta. Non tutto è restituibile: affidatevi sempre alle condizioni scritte dei vostri fornitori e non a quelle che ricordate.

Spostare la merce

Se la farmacia fa parte di un gruppo o ha rapporti di collaborazione con altre sedi, una parte dell'eccesso può essere spostata, dove le regole e gli accordi lo consentono, verso le sedi in cui la stagione dura più a lungo o dove la richiesta è maggiore. Anche qui valgono le regole di tracciabilità e di documentazione che già seguite per ogni movimento di merce.

Esporre meglio, per un periodo limitato

A volte un articolo non si vende perché non si vede. Spostarlo in una posizione più evidente per qualche settimana costa poco. Non va confuso con una spinta commerciale: serve solo a verificare se il problema è la visibilità o la richiesta.

Conservare, quando ha senso

Se la scadenza è lontana e lo spazio c'è, tenere la rimanenza per la stagione successiva è una scelta legittima. Va però annotata come tale, con una data di controllo, altrimenti si trasforma lentamente in una scorta dimenticata.

Annotare per la stagione successiva

La parte più trascurata è la più utile. A fine stagione, mentre il ricordo è ancora fresco, dedicate un'ora a scrivere che cosa è successo. Basta un foglio condiviso o un documento semplice, purché ritrovabile.

Annotate:

1. quando è partita e quando si è fermata la richiesta, in settimane approssimate;
2. quali articoli hanno lasciato rimanenze e quali, al contrario, sono finiti troppo presto;
3. quanto si era ordinato in anticipo e con quale motivazione;
4. che cosa ha funzionato per ridurre l'eccesso e che cosa no;
5. gli eventi esterni che hanno spostato le vendite, come un meteo anomalo o un cambio di gamma;
6. le scadenze delle rimanenze conservate.

Tra rottura di stock e costi connessi e rimanenze c'è un equilibrio da cercare, già esaminato per il lato opposto: ordinare poco espone al rischio di restare senza, ordinare troppo lascia merce ferma. Le note servono a trovare quel punto con più serenità la volta successiva.

Conclusione

Le rimanenze di fine stagione non sono un'anomalia da nascondere, ma un'informazione. Dicono dove l'anticipo è stato eccessivo, dove la stagione è stata diversa dal previsto e dove vale la pena essere più prudenti. Guardare le giacenze mentre la stagione è ancora aperta, usare con ordine le opzioni a disposizione e scrivere le lezioni apprese permette di arrivare al prossimo ciclo con meno merce ferma.

Strumenti come PharmAI possono aiutare a tenere sotto gli occhi giacenze e proposte di riordino, lasciando sempre al farmacista la decisione finale; potete scoprire come nella pagina sulla soluzione PharmAI. Il punto di partenza resta comunque un'abitudine semplice: controllare, decidere e annotare.