KPI farmacia: gli indicatori di magazzino da seguire

Quali KPI di magazzino seguire in farmacia? Pochi indicatori, ma scelti bene: copertura delle scorte, rotture registrate, valore fermo, scadenze in arrivo e quota degli acquisti per fornitore. Ognuno dovrebbe porre una domanda al titolare, senza pretendere di indicare quale valore sia giusto.

Questa guida propone un cruscotto mensile essenziale. Non contiene valori di riferimento né percentuali da inseguire: ogni farmacia ha un assortimento, un bacino e un ritmo suoi, e un numero preso da altri rischia di essere fuorviante.

Perché pochi indicatori sono meglio di tanti

Un gestionale può produrre decine di tabelle. Il rischio è che, davanti a tante cifre, nessuna guidi una decisione e il controllo si riduca a uno sguardo distratto.

Un buon indicatore ha tre caratteristiche:

• nasce da un dato che la farmacia già registra, senza lavoro in più;
• si legge in pochi secondi;
• porta a una domanda concreta e a un'azione possibile.

Se un indicatore, quando cambia, non fa decidere nulla, è meglio toglierlo. Il cruscotto serve a orientare la conversazione tra titolare e collaboratori, non a riempire una pagina.

Vale anche una regola di coerenza: usate sempre le stesse definizioni e lo stesso periodo di confronto. Un indicatore calcolato ogni volta in modo diverso non racconta un andamento.

Indicatori di disponibilità

Il primo gruppo risponde a una domanda semplice: il banco ha ciò che serve quando serve?

Copertura delle scorte

La copertura esprime per quanto tempo, al ritmo di vendita recente, ciò che avete in magazzino basta a servire il banco. Chiede: quali referenze rischiano di finire prima del prossimo ordine, e quali durerebbero ben oltre il necessario?

Conviene guardarla per gruppi di prodotti e non sull'intero assortimento. Una media complessiva nasconde sia le carenze sia gli eccessi, perché le une compensano gli altri.

Rotture registrate

Per rotture registrate si intendono le richieste al banco che non è stato possibile soddisfare subito, annotate dal personale o ricavate dal gestionale. Chiedono: quali prodotti tornano più volte nell'elenco, e il motivo è la scorta troppo bassa, un ordine tardivo o una carenza del mercato?

Il dato è sempre un po' sottostimato, perché non tutte le richieste mancate vengono annotate. Va letto come una tendenza, non come una misura esatta. Per un approfondimento sui costi e sui rimedi potete leggere l'articolo sulla rottura di stock in farmacia.

Indicatori di capitale e rotazione

Il secondo gruppo guarda al denaro fermo sugli scaffali. Qui la domanda è: quanta parte di ciò che avete comprato sta lavorando e quanta aspetta soltanto?

Valore fermo

Il valore fermo è il valore a magazzino delle referenze che non si muovono da un periodo stabilito da voi. Chiede: quali prodotti non vendono più, e quanto capitale tengono occupato?

Potete esaminarlo per categoria e per anzianità dell'ultima vendita. Ogni mese, la lista dei prodotti fermi più rilevanti si può dividere in tre destini: da smaltire, da tenere per una ragione precisa, da non riordinare più. Per riconoscere questi casi è utile l'articolo sulle scorte morte e il capitale immobilizzato.

Scadenze in arrivo

L'elenco dei prodotti con scadenza ravvicinata è un indicatore di qualità del magazzino. Chiede: cosa rischia di non essere venduto in tempo, e cosa si può fare ora, per esempio spostarlo in una posizione più visibile o concordare un reso con il fornitore, dove previsto?

Un cruscotto attento non si limita a contare i pezzi: guarda anche a quali prodotti si ripete il problema. Se la stessa referenza arriva spesso a ridosso della scadenza, la causa è probabilmente a monte, nelle quantità ordinate.

Rotazione

La rotazione descrive quanto velocemente le referenze escono dal magazzino rispetto a quanto vi restano. Chiede: quali gruppi girano bene e quali lentamente, rispetto a come giravano nei mesi scorsi? Confrontate sempre periodi omogenei, tenendo conto della stagione.

Indicatori di acquisto e fornitori

Il terzo gruppo riguarda il modo in cui comprate, e non solo cosa.

Quota degli acquisti per fornitore

Questo indicatore mostra come si distribuiscono gli acquisti tra i fornitori abituali. Chiede: siamo troppo concentrati su uno solo? Le condizioni che ci vengono offerte giustificano la distribuzione attuale?

Non esiste una ripartizione corretta in assoluto. Un'alta concentrazione può essere una scelta consapevole, ma deve restare una scelta e non un'abitudine. Se volete capire come si mettono a confronto prezzo, disponibilità e tempi, trovate un quadro d'insieme nella pagina dedicata alla soluzione.

Ordini urgenti e fuori programma

Contare quanti ordini fuori dal ritmo normale sono stati necessari in un mese dice molto sulla qualità della pianificazione. Chiede: gli ordini urgenti nascono da eventi imprevedibili o da scorte lasciate scendere troppo?

Un aumento costante di questi ordini suggerisce di rivedere le scorte minime e i giorni di riordino. Un episodio isolato, di per sé, non dice quasi nulla.

Come costruire una revisione mensile

La revisione funziona se è breve, regolare e termina con decisioni scritte. Un'impostazione pratica:

1. Fissate una data ricorrente, sempre la stessa, e riservate un tempo limitato.
2. Estraete gli indicatori dal gestionale con le stesse impostazioni di ogni mese.
3. Confrontate con il mese precedente e con lo stesso periodo dell'anno prima.
4. Per ogni indicatore che si è mosso, scrivete una causa probabile, anche solo come ipotesi.
5. Chiudete con due o tre azioni, ciascuna con un responsabile.
6. Al mese successivo, verificate come sono andate le azioni.

Qualche accortezza aiuta a non sbagliare lettura:

• non commentate un solo mese isolato: guardate l'andamento di alcuni mesi;
• distinguete le variazioni dovute alla stagione da quelle dovute alle scelte di acquisto;
• annotate gli eventi eccezionali, come un'offerta o un'interruzione di fornitura, per ricordarli in seguito;
• coinvolgete chi lavora al banco e in magazzino, che spesso conosce la causa prima dei numeri.

Se un indicatore non è più utile, sostituitelo. Il cruscotto non è un documento definitivo.

Conclusione

Un cruscotto mensile efficace ha pochi indicatori, definizioni stabili e una domanda per ciascuno: copertura, rotture registrate, valore fermo, scadenze, quota degli acquisti per fornitore. Il valore sta nella regolarità con cui lo leggete e nelle decisioni che ne ricavate, non nella quantità di dati.

Strumenti come PharmAI aiutano a tenere sotto controllo gli stessi dati con proposte di riordino che il farmacista riesamina e approva. Per vedere come si inserisce nel lavoro quotidiano, consultate la pagina sulla soluzione.