Giacenze farmacia: come leggerle nel gestionale

La giacenza è la quantità di un prodotto presente in magazzino in un dato momento. In farmacia conviene però leggerla in più modi: quella che trovate sullo scaffale, quella che indica il gestionale, quella media di un periodo e il suo valore in euro. Ciascuna risponde a una domanda diversa del titolare.

Cosa si intende per giacenza

Nella gestione delle scorte la giacenza è semplicemente ciò che avete in casa: le confezioni disponibili, ancora da vendere. Non comprende la merce già ordinata ma non arrivata, né quella venduta e non ancora scaricata.

Detta così sembra un numero unico, ma nella pratica ne esistono almeno quattro versioni. Confonderle è una delle ragioni per cui due persone della stessa farmacia, guardando lo stesso prodotto, possono dirsi cose diverse.

Prima di leggere qualunque dato, chiedetevi sempre:

• a quale momento si riferisce (oggi, fine mese, ultimo inventario);
• a quale insieme di prodotti si riferisce (un articolo, un reparto, tutto il magazzino);
• se è una quantità o un valore in euro.

Giacenza fisica, contabile e media

Giacenza fisica

È ciò che contate davvero: le confezioni sullo scaffale, nei cassetti, nel retro. È il dato più vicino alla realtà, ma è anche il più costoso da ottenere, perché richiede tempo e attenzione. Per questo si conta a campione o a fine anno, non ogni giorno.

Giacenza contabile

È la quantità che risulta dal gestionale: parte dall'ultima situazione nota, aggiunge i carichi, toglie le vendite e le rese. Vi dice cosa dovreste avere, se ogni movimento fosse stato registrato correttamente.

Il suo pregio è che è sempre disponibile e aggiornata. Il suo limite è che dipende dalla qualità delle registrazioni: un errore di carico o una vendita non passata dalla cassa la rendono diversa dal reale. Perché capiti, e come si corregge, è il tema del nostro approfondimento sulle differenze inventariali, che trovate nella sezione dedicata al magazzino.

Giacenza media

Le prime due sono fotografie di un istante. La giacenza media, invece, descrive un periodo: è la quantità che un prodotto ha tenuto in magazzino, in media, nelle settimane o nei mesi considerati.

Serve perché un singolo giorno può ingannare. Se guardate un articolo subito dopo l'arrivo della merce, vi sembrerà abbondante; subito prima, scarso. La media attenua questi sbalzi e mostra se un prodotto, in generale, tende a restare fermo oppure ruota.

Alcune situazioni in cui la giacenza media aiuta:

• un prodotto che vende poco ma ha sempre confezioni in più rispetto alle vendite;
• un articolo che finisce spesso e viene riordinato in continuazione;
• un reparto che sembra "pieno" ma lavora con poca merce utile.

Non esiste un valore giusto valido per tutte le farmacie: dipende dall'assortimento, dalla frequenza delle consegne, dalla stagione e dalle vostre scelte. L'utile è il confronto nel tempo, sullo stesso prodotto, con lo stesso criterio.

Valorizzare le giacenze: a cosa serve

Valorizzare una giacenza significa attribuirle un valore in euro: quantità presente per valore unitario. È il passaggio che trasforma un elenco di confezioni in una cifra di capitale fermo sugli scaffali.

Serve a più scopi:

• capire quanto denaro è immobilizzato nel magazzino e in quali reparti;
• confrontare il valore del magazzino tra un periodo e l'altro;
• individuare i prodotti che pesano molto in valore ma si muovono poco;
• fornire al commercialista una base per le chiusure.

Qui serve una cautela. Esistono più criteri per attribuire il valore unitario, e quello da usare ai fini fiscali e di bilancio dipende dalle norme e dalla vostra situazione. Non c'è una regola che possiamo darvi in un articolo: va stabilita con il commercialista. Quello che conta, per l'uso gestionale, è scegliere un criterio e mantenerlo uguale nel tempo, altrimenti i confronti non significano nulla.

Per approfondire il legame tra valore fermo e rotazione, leggete anche l'articolo su scorte morte e capitale immobilizzato in farmacia.

Cosa guardare ogni mese

Non serve un'analisi complessa. Una routine breve e regolare, sempre uguale, vale più di un controllo accurato fatto una volta l'anno. Ecco una traccia.

Prima di guardare i numeri

• Verificate che i carichi del mese siano stati registrati tutti e che le rese siano state scaricate.
• Controllate che la data di riferimento dei report sia quella che pensate.
• Decidete in anticipo quali reparti o prodotti guardare questo mese.

Mentre li leggete

• Confrontate la giacenza contabile con quella fisica su un piccolo gruppo di articoli, scelto a rotazione.
• Guardate la giacenza media dei prodotti che sembrano fermi: sono davvero fermi da tempo, o hanno solo avuto un periodo lento?
• Osservate il valore delle giacenze per reparto e confrontatelo con il mese precedente, senza fermarvi al totale.
• Segnate i prodotti con valore alto e movimento scarso, per decidere che cosa fare con calma.

Dopo la lettura

• Annotate le anomalie e chi se ne occupa: un dato anomalo senza responsabile resta anomalo.
• Aggiornate le vostre decisioni di riordino sui prodotti dove la giacenza non vi convince.
• Riportate al commercialista solo quello che serve alle chiusure, senza improvvisare criteri di valore.

Un esempio di situazione: un articolo risulta presente nel gestionale ma non lo trovate. Prima di riordinarlo o di dichiararlo mancante, verificate i movimenti recenti. Poi decidete se serve una rettifica, che deve restare tracciata con data, motivo e persona.

Conclusione

Leggere bene le giacenze significa non fermarsi a un solo numero: la quantità sullo scaffale, quella del gestionale, la media del periodo e il valore in euro raccontano cose diverse, e insieme dicono quanto il magazzino è affidabile e quanto capitale tiene fermo. Una routine mensile semplice, ripetuta con lo stesso criterio, basta per accorgersi presto di ciò che non torna.

Se volete vedere come PharmAI affianca il titolare nelle decisioni di riordino, lasciando sempre al farmacista il controllo e l'approvazione, leggete la pagina dedicata alla soluzione per le farmacie. Per un quadro più ampio sul tema, trovate tutti gli articoli nella sezione magazzino del blog.