L'inventario della farmacia si può fare su Excel, e per la conta e il riepilogo un foglio di calcolo ben preparato è spesso sufficiente. Il problema nasce quando il foglio diventa un secondo magazzino, scollegato dal gestionale, perché a quel punto versioni, errori di digitazione e disallineamenti si accumulano senza che nessuno se ne accorga.
In questo articolo vediamo quando il foglio aiuta davvero, quali colonne servono, dove si rompe e come usare l'esportazione del gestionale per partire da una base affidabile.
Perché si usa ancora il foglio di calcolo
Il foglio di calcolo è familiare, flessibile e non richiede formazione. Chiunque in farmacia sa aprirlo, ordinare una colonna o filtrare un elenco, e potete adattarlo in pochi minuti alle vostre esigenze.
Per questo molte farmacie lo usano come modello di inventario da riempire durante la conta. Chi cerca un modello di inventario per la farmacia o un foglio di inventario del magazzino di solito vuole proprio questo: una griglia semplice su cui annotare cosa c'è sugli scaffali.
Il foglio funziona bene in alcune situazioni precise:
- una conta parziale di un reparto o di uno scaffale;
- un controllo a campione su articoli sensibili o di alto valore;
- il riepilogo finale delle differenze da portare al titolare o al commercialista;
- una verifica straordinaria dopo un trasloco di locali o un cambio di arredi.
In tutti questi casi il foglio ha vita breve: si crea, si usa, si archivia. È quando dura mesi che cominciano i guai.
Le colonne indispensabili
Un buon foglio di inventario non ha bisogno di molte colonne, ma ognuna deve avere uno scopo chiaro. Ecco quelle che consigliamo di prevedere.
Identificazione dell'articolo
- Codice articolo: lo stesso che usa il gestionale, per poter confrontare i due elenchi senza ambiguità.
- Descrizione: serve a chi conta, che spesso ragiona per nome e non per codice.
- Posizione: reparto, scaffale o cassetto, per dividere il lavoro e ritrovare in fretta gli articoli.
Quantità
- Giacenza attesa: quella registrata dal gestionale al momento in cui fissate la conta.
- Quantità contata: l'unico campo che chi conta deve compilare.
- Differenza: calcolata con una formula, mai scritta a mano.
Controllo e tracciabilità
- Scadenza, dove è rilevante per la vostra organizzazione.
- Chi ha contato e quando, per poter chiedere chiarimenti sul dato.
- Note, per segnalare confezioni danneggiate, resi in sospeso o articoli fuori posto.
Una regola pratica: le colonne che non devono essere modificate (codice, descrizione, giacenza attesa) vanno bloccate. Chi conta scrive solo nelle caselle che gli competono.
I limiti: versioni, errori, allineamento
Il foglio di calcolo è comodo, ma ha tre punti deboli ricorrenti.
Le versioni
Basta che il file venga salvato in due copie perché nasca il dubbio su quale sia quella giusta. Capita con file inviati per posta, copiati su una chiavetta o rinominati in fretta ("inventario_definitivo", "inventario_definitivo2").
Se due persone compilano copie diverse, unire i risultati diventa un lavoro lungo e fragile. Chi inventaria deve sapere con certezza qual è l'unico file di riferimento e dove si trova.
Gli errori di digitazione
Ogni numero battuto a mano è un'occasione di errore: uno zero in più, due cifre scambiate, una riga saltata. Nessuno è immune, soprattutto a fine giornata e con molte righe da compilare.
Anche i codici sono a rischio. Un codice trascritto male non trova corrispondenza nel gestionale, e l'articolo sembra sparito o duplicato. Una formattazione automatica del foglio può inoltre alterare codici lunghi, cancellando gli zeri iniziali o trasformandoli in numeri in notazione scientifica.
Il disallineamento con il gestionale
È il limite più serio. Mentre contate, la farmacia continua a vendere e a ricevere merce, e la giacenza del gestionale cambia mentre il foglio resta fermo.
Se non fissate un momento di riferimento e non annotate i movimenti avvenuti durante la conta, le differenze che emergono non sono tutte vere: alcune sono solo effetto del tempo. Il rischio è correggere il gestionale per differenze che non esistono, o ignorare quelle reali perché sembrano dovute alle vendite.
Usare l'export del gestionale come base
La soluzione più semplice è invertire il flusso: non costruite il foglio da zero, ma partite da un'esportazione del gestionale. Quasi tutti i gestionali consentono di estrarre un elenco di articoli con codice, descrizione e giacenza in un formato che il foglio di calcolo apre senza problemi.
Così eliminate la digitazione dei codici e delle giacenze attese, e il confronto finale con il gestionale diventa quasi automatico. Se non sapete quale esportazione usare, chiedete assistenza al fornitore del vostro programma: di solito basta una breve indicazione.
Ecco una sequenza di lavoro ordinata:
- Fissate il momento di riferimento e producete l'esportazione in quel momento, salvandola in una cartella unica.
- Duplicate il file una sola volta per la conta e rendetelo l'unico documento di lavoro.
- Dividete l'elenco per reparto o per scaffale, così ogni persona compila solo la propria parte.
- Bloccate le colonne che non devono cambiare e aggiungete la formula della differenza.
- Annotate i movimenti (vendite, arrivi, rese) avvenuti durante la conta, per non scambiarli per errori.
- Ricontrollate le differenze più vistose con una seconda persona prima di toccare il gestionale.
- Archiviate il file finale con la data, senza sovrascriverlo.
Se avete già un riepilogo in formato PDF, ricordate che serve per consultare, non per lavorare: un inventario della farmacia in PDF si può stampare e portare in giro, ma non si presta a essere compilato né confrontato in modo affidabile.
Per approfondire come evitare dati scollegati tra programmi diversi, leggete la guida su come integrare il gestionale di farmacia con servizi esterni. Se invece vi interessa capire cosa fare delle giacenze che l'inventario fa emergere, vi serve leggere il magazzino per individuare scorte morte e capitale immobilizzato.
Conclusione
Il foglio di calcolo è un ottimo strumento per organizzare una conta e riepilogare le differenze, a patto di tenerlo al suo posto: uno strumento di lavoro temporaneo, alimentato da un'esportazione del gestionale e archiviato a conta finita. Il magazzino ufficiale resta quello del gestionale, e ogni correzione va riportata lì con attenzione e da una persona responsabile.
Un magazzino con dati ordinati e coerenti rende anche l'inventario meno faticoso. Se volete capire come PharmAI lavora a partire dai dati che la farmacia già possiede, contattateci per una conversazione senza impegno. Trovate altri approfondimenti nella sezione dedicata agli articoli sul gestionale.
Domande frequenti
Si può fare l'inventario della farmacia con Excel?
Sì, il foglio di calcolo è utile per organizzare la conta, riepilogare i risultati e confrontarli con le giacenze del gestionale. Non dovrebbe però diventare la fonte principale dei dati di magazzino: è pensato per un lavoro puntuale, non per essere aggiornato da più persone per mesi. Usatelo come strumento di appoggio e lasciate al gestionale il ruolo di archivio ufficiale.
Quali dati deve contenere un foglio di inventario?
Servono almeno un codice che identifichi l'articolo, la descrizione, la posizione in magazzino, la giacenza attesa, la quantità contata, la differenza e, dove rilevante, la scadenza. A queste si aggiungono una colonna per chi ha contato e una per le note. Meno colonne di così rendono il foglio povero, molte di più lo rendono lento da compilare.
Come evitare errori di trascrizione?
Riducete al minimo la digitazione a mano: partite da un elenco esportato dal gestionale, fate contare un reparto per volta e proteggete le colonne che non devono cambiare. Una seconda persona può ricontrollare le differenze più vistose. Se possibile, evitate di ricopiare i dati dalla carta al foglio a fine giornata, quando la stanchezza aumenta gli sbagli.