Il punto di riordino è il livello di scorta al quale conviene emettere un nuovo ordine, in modo che la merce arrivi prima di finire. In farmacia risponde alla domanda "quando riordinare?": non quando lo scaffale è vuoto, ma un po' prima, tenendo conto di quanto si vende e di quanto impiega la consegna. Nella pratica, parlare di punto di riordino significa unire la gestione del consumo e del riordino: quanto si vende e quanto si aspetta la merce.
Questa voce di glossario chiarisce il concetto in termini generali, senza formule né valori da copiare. Serve a darvi un linguaggio comune per ragionare sulle scorte e una lista di cose da guardare nella vostra farmacia.
Cos'è il punto di riordino
Immaginate un prodotto che vendete con regolarità. Finché a magazzino ne avete in abbondanza, non c'è motivo di ordinare. Quando le giacenze calano, arriva un momento in cui, se aspettate ancora, rischiate di restare senza prima che la nuova consegna sia in farmacia. Quel momento è il punto di riordino.
In altre parole, è un segnale: "da qui in avanti, ordinare". Non dice quanto ordinare, e non dice come decidere il livello. Dice soltanto che esiste un confine oltre il quale rimandare diventa rischioso.
Alcune precisazioni aiutano a non confondersi:
- non è la scorta minima: la scorta minima è il livello che volete proteggere, il punto di riordino è il livello a cui scatta l'ordine, di norma più alto;
- non è la quantità da ordinare: sono due decisioni distinte, anche se spesso si ragiona su entrambe insieme;
- non è uguale per tutti i prodotti: un articolo che si vende ogni giorno e uno che si vende di rado hanno esigenze molto diverse.
Da quali elementi dipende
Il livello giusto non nasce da un numero universale, ma dall'incontro di alcuni elementi. Per ciascun prodotto, vale la pena guardarne almeno tre.
Le vendite
Conta quanto e come si vende. Un articolo con vendite regolari si comporta in modo prevedibile; uno con vendite a scatti, legate a un periodo o a una campagna, richiede più attenzione. Guardare solo la media può ingannare: conta anche quanto le vendite si disperdono da un giorno all'altro e se ci sono stagioni, giorni forti e giorni deboli.
I tempi di consegna
Tra l'ordine e l'arrivo della merce passa del tempo, e in quel tempo si continua a vendere. Più la consegna è lunga o incerta, prima va fatto scattare l'ordine. Attenzione al fatto che i tempi non sono sempre uguali: cambiano tra un fornitore e l'altro, a seconda dell'ora in cui si ordina, dei giorni della settimana e dei periodi di maggiore carico.
La scorta di sicurezza
La scorta di sicurezza è un margine in più, tenuto per assorbire gli imprevisti: una giornata di vendite superiori al solito, una consegna in ritardo, una parte dell'ordine non disponibile. Quanto margine tenere è una scelta che bilancia due rischi opposti: restare senza un prodotto che i clienti cercano, oppure immobilizzare denaro e spazio in merce che si muove poco.
Un buon modo di ragionare è chiedersi, prodotto per prodotto:
- quanto è grave per i clienti e per la farmacia se manca per qualche giorno;
- quanto è facile sostituirlo o recuperarlo in tempi brevi;
- quanto costa tenerlo fermo a magazzino, in denaro e in spazio.
Le risposte non sono le stesse per tutti gli articoli, ed è giusto che il margine cambi di conseguenza.
Perché un valore fisso invecchia
Impostare un livello una volta e dimenticarlo è comodo, ma il valore smette presto di rispecchiare la realtà. Le cose che lo determinavano, infatti, si muovono.
Alcune situazioni tipiche:
- la stagione cambia: un prodotto richiesto in un periodo dell'anno vende molto meno nel periodo successivo, e un livello pensato per i mesi forti diventa eccessivo nei mesi calmi;
- cambia il fornitore o il modo di ordinare: se la consegna diventa più rapida o più lenta, il momento giusto per ordinare si sposta;
- cambia la clientela: un cambio di abitudini o la chiusura di un esercizio vicino modificano i consumi;
- cambia l'assortimento: l'arrivo di un'alternativa sposta le vendite da un articolo a un altro;
- cambia l'offerta sul mercato: una disponibilità ridotta rende meno affidabili i tempi di arrivo.
Un livello troppo basso, rispetto alla realtà di oggi, porta a rotture di stock; uno troppo alto porta a scorte che non si muovono e a capitale fermo. Per approfondire le conseguenze del primo caso potete leggere l'articolo su rottura di stock in farmacia: costi e rimedi. Per il secondo caso, e per riconoscere i prodotti fermi, leggete scorte morte e capitale immobilizzato in farmacia.
Come tenere i valori in vita
Non serve rivedere tutto ogni giorno. Una buona abitudine è fissare una cadenza di revisione e anticiparla quando succede qualcosa di rilevante. Una breve lista di controllo:
- ripassare i prodotti per cui avete avuto mancanze nell'ultimo periodo;
- ripassare quelli che si sono fermati a magazzino più a lungo del previsto;
- confrontare le vendite recenti con quelle del periodo analogo dell'anno precedente;
- verificare se i tempi di consegna dei fornitori sono cambiati;
- annotare i motivi di ogni modifica, così da ricostruire in seguito perché un valore è stato cambiato.
Punto di riordino e controllo del farmacista
Il punto di riordino è uno strumento di supporto, non una decisione che si prende da sola. Chi conosce la farmacia sa cose che nessun dato mostra del tutto: un evento locale in arrivo, un'abitudine dei clienti, un prodotto che si vuole tenere sempre disponibile per ragioni di servizio.
Per questo è sano che le regole restino leggibili e modificabili da una persona. Tre domande da farsi su qualsiasi strumento, anche un semplice foglio di calcolo:
- si capisce perché un ordine viene proposto proprio adesso?
- si può correggere un valore e vedere subito l'effetto?
- resta traccia di chi ha cambiato che cosa e quando?
Se la risposta è sì, il livello di riordino resta un aiuto al giudizio del farmacista e non un automatismo opaco. Sul tema del controllo, dei limiti e della tracciabilità trovate un approfondimento nell'articolo su riordino automatico in farmacia: cosa deve garantire un sistema affidabile. Altri contenuti simili sono raccolti nella pagina dedicata agli articoli sul riordino.
Conclusione
Il punto di riordino risponde a una domanda semplice, "quando ordinare?", ma la risposta non è un numero da fissare una volta per sempre: dipende dalle vendite, dai tempi di consegna e dal margine di sicurezza che la farmacia sceglie di tenere, e va riletta quando le condizioni cambiano.
Se volete capire come un servizio può aiutarvi a tenere sotto controllo queste scelte, con proposte di riordino che restano sempre sotto la vostra approvazione, trovate una panoramica nella pagina sulla soluzione PharmAI.
Domande frequenti
Punto di riordino e scorta minima sono la stessa cosa?
No, anche se vengono spesso confusi. La scorta minima è la quantità sotto la quale non volete scendere; il punto di riordino è il momento in cui decidete di ordinare, e di norma cade prima, perché tra l'ordine e l'arrivo della merce passa del tempo in cui si continua a vendere.
Il punto di riordino va impostato per ogni prodotto?
In linea di principio sì, perché ogni articolo ha una propria velocità di vendita e un proprio tempo di consegna. Nella pratica si parte dai prodotti più importanti per il servizio e per il fatturato, e si ragiona per gruppi omogenei per gli altri, rivedendo il tutto con regolarità.
Chi decide il punto di riordino in farmacia?
La decisione spetta al titolare o al responsabile degli acquisti, che conoscono assortimento, clientela e fornitori. Un software può aiutare a tenere i valori aggiornati e a proporre gli ordini, ma i limiti e la scelta finale restano a una persona.