Sottoscorta in magazzino: significato e segnali

Un prodotto è sottoscorta quando la quantità presente in magazzino è scesa sotto il livello minimo che la farmacia ha stabilito per quell'articolo. Non significa che il prodotto sia finito: significa che è il momento di valutare un riordino prima che finisca. Questo articolo, in forma di breve glossario, spiega il concetto e come usarlo con giudizio.

Cosa significa sottoscorta

Nella gestione delle scorte, ogni articolo può avere un livello di riferimento sotto il quale la disponibilità viene considerata troppo bassa. Quando la giacenza scende sotto quel livello, il gestionale segnala il prodotto come sottoscorta e lo inserisce in un elenco. Si parla anche di scorta minima, e nel linguaggio quotidiano le due espressioni si usano spesso come sinonimi. In alcuni gestionali quel livello coincide di fatto con il momento in cui ordinare; in altri si distingue tra la scorta minima da proteggere e un livello di riordino più alto.

È importante capire che il livello è una convenzione, non una legge naturale. Lo decide la farmacia, in modo esplicito o perché ha accettato quanto proposto in fase di avvio del software. Per questo due farmacie diverse possono trattare lo stesso prodotto in modo molto diverso, senza che nessuna delle due sbagli.

Il sottoscorta serve a rispondere a una domanda semplice: "ho ancora abbastanza di questo prodotto per arrivare al prossimo arrivo di merce?". Il segnale è utile solo se la risposta che dà è credibile.

Che cosa guardare in farmacia

Per leggere bene un segnale di sottoscorta, conviene tenere insieme alcuni elementi:

• la giacenza reale, che può differire da quella registrata se ci sono resi, scarti o errori di carico non ancora corretti;
• il ritmo di vendita recente, e non solo quello di un periodo lontano;
• i tempi con cui la merce arriva dai fornitori abituali;
• ordini già emessi e non ancora consegnati, che rendono superfluo un nuovo riordino;
• il ruolo del prodotto: un articolo che i clienti cercano ogni giorno pesa più di uno acquistato di rado.

Sottoscorta e rottura di stock: la differenza

I due termini si confondono spesso, ma indicano momenti diversi. Il sottoscorta è un allarme preventivo: il prodotto c'è ancora, ma sta diminuendo. La rottura di stock è l'evento: il cliente chiede l'articolo e non si può servire. Chi lavora al banco conosce bene la differenza, perché la seconda si vede subito e la prima no.

Il legame tra le due è il tempo. Tra il momento in cui un prodotto entra in sottoscorta e quello in cui finisce passa un intervallo, e il riordino deve cadere dentro quell'intervallo. Se la consegna richiede più tempo di quanto resta, la rottura avviene comunque, anche con un segnale corretto. Per approfondire costi e rimedi dell'evento, trovate un'analisi dedicata nell'articolo sulla rottura di stock in farmacia.

Ne derivano due conseguenze pratiche:

• un prodotto sottoscorta non va riordinato "a prescindere": va guardato nel contesto, perché a volte la scorta residua basta;
• un prodotto non sottoscorta può comunque andare in rottura, se la domanda cresce all'improvviso o se un ordine ritarda.

Quando la lista sottoscorta smette di aiutare

Una lista sottoscorta funziona finché è breve abbastanza da essere letta con attenzione. Quando diventa lunga, succede una cosa prevedibile: le persone smettono di scorrerla davvero. Si controllano i primi articoli, si ordina quello che si ricorda, si rimanda il resto. A quel punto il segnale ha perso il suo valore, anche se il software continua a produrlo.

Le cause più frequenti sono poche e riconoscibili:

• livelli impostati una volta e mai rivisti, mentre le vendite sono cambiate;
• prodotti ormai poco richiesti che restano in elenco perché nessuno li ha disattivati;
• articoli stagionali che compaiono fuori stagione o non compaiono quando servirebbero;
• lo stesso trattamento riservato a prodotti di importanza molto diversa;
• giacenze registrate in modo non allineato con quelle reali, che generano falsi segnali.

Un buon indizio è la sensazione, diffusa tra chi gestisce gli ordini, che "tanto la lista è sempre piena". Se è vero, non è la farmacia a essere sempre in difficoltà: è lo strumento a non distinguere più nulla. Per un quadro più ampio su come leggere il magazzino, potete consultare gli articoli sulle scorte.

Dare priorità ai prodotti sottoscorta

Quando l'elenco è lungo, il problema non è ordinare tutto, ma decidere da dove cominciare. Un criterio semplice è dividere gli articoli in gruppi di urgenza, ragionando su tre domande: quanto serve a chi entra in farmacia, quanto manca prima di restare senza, quanto tempo richiede il rifornimento.

Una traccia di lavoro

Un modo concreto di procedere, senza strumenti particolari, è questo:

1. isolare per primi i prodotti molto richiesti, la cui mancanza si nota subito;
2. tra questi, guardare quelli con la copertura residua più breve rispetto ai tempi di consegna;
3. verificare che non ci siano già ordini in arrivo;
4. rimandare gli articoli poco movimentati, valutando se abbiano ancora senso in assortimento;
5. segnare i casi dubbi, per capire poi se il livello impostato è da correggere.

L'ultimo punto è il più trascurato e il più utile. Ogni volta che un segnale si rivela inutile, o che una rottura avviene senza segnale, c'è un'informazione sul livello impostato. Raccoglierla poco alla volta, con una revisione periodica, accorcia la lista nel tempo senza aumentare i rischi.

Cosa evitare

• Alzare i livelli "per sicurezza" su molti prodotti insieme: si allunga la lista e si immobilizza capitale. Per riconoscere il capitale fermo leggete scorte morte e capitale immobilizzato in farmacia.
• Abbassarli in blocco per ridurre l'elenco: si rischia di spostare il problema sul banco.
• Affidarsi alla memoria di una sola persona: il criterio resta implicito e non si trasmette.

Conclusione

Il sottoscorta è un segnale di anticipo: vale quanto la cura con cui i livelli vengono scelti e rivisti. Una lista breve e ordinata per urgenza aiuta a decidere; una lista lunga e indistinta fa il contrario. Chi vuole vedere come si possono ricevere ogni giorno proposte di riordino già ordinate, lasciando al farmacista la decisione finale, può leggere come funziona la soluzione PharmAI.