Scorta di sicurezza: significato in farmacia

La scorta di sicurezza è la quantità di merce che si tiene in magazzino oltre a quella necessaria per coprire le vendite attese, per non restare senza quando qualcosa non va come previsto. In farmacia serve a proteggersi da due incertezze: vendite più alte del solito e consegne che arrivano in ritardo. Spesso la si paragona a un'assicurazione sulle scorte.

È un concetto generale della gestione delle scorte, non una regola fissa. Questa voce di glossario ne spiega il significato e indica che cosa guardare nel vostro magazzino, senza formule e senza valori di riferimento. Ogni farmacia ha clienti, fornitori e abitudini diversi.

Cos'è la scorta di sicurezza

Immaginate la giacenza di un prodotto come composta da due parti. La prima copre le vendite che vi aspettate fino all'arrivo del prossimo ordine. La seconda, la scorta di sicurezza, resta ferma come margine e interviene solo quando la realtà si discosta dalle attese.

In condizioni normali questo margine non si consuma. Se in un periodo il prodotto si vende più in fretta del previsto, oppure la merce arriva più tardi del solito, il margine viene intaccato, e il cliente trova comunque ciò che cerca.

Alcuni punti per orientarsi:

• non è la merce "di troppo": è una protezione voluta e motivata;
• non serve a coprire la vendita ordinaria, ma lo scarto rispetto all'ordinario;
• non è un numero universale: dipende dal prodotto e dalla farmacia;
• va ricostituita quando viene usata, altrimenti la protezione sparisce senza che nessuno se ne accorga.

Come si distingue dalla scorta minima

Nel linguaggio di tutti i giorni le due espressioni si scambiano spesso. Per chiarezza, nell'uso di molti gestionali la scorta minima è il livello sotto cui si decide che è il momento di riordinare, mentre la scorta di sicurezza è la parte di merce che si vuole avere ancora a disposizione quando arriva il nuovo carico. La prima risponde alla domanda "quando ordino?", la seconda a "quanto margine voglio avere per gli imprevisti?".

Da cosa protegge la farmacia

La scorta di sicurezza non protegge da tutto. Protegge da variazioni che la farmacia non controlla del tutto, e conviene sapere quali sono per non chiederle più di quanto possa dare.

La variabilità delle vendite

Le vendite non sono mai uguali giorno dopo giorno. Un'ondata di raffreddore, un cambio di tempo, una promozione, la prescrizione di un medico del quartiere, un evento locale: tutto sposta la domanda in modo difficile da prevedere con precisione.

Guardando solo la media delle vendite passate si rischia di sottovalutare i giorni di picco, per i quali serve il margine.

La variabilità delle consegne

Anche la consegna ha le sue oscillazioni. Il fornitore può avere un ritardo, un prodotto può risultare non disponibile al momento dell'ordine, una consegna può arrivare incompleta o saltare un giro. Più i tempi sono incerti, più il margine conta.

Una situazione tipica: un prodotto che di solito arriva il giorno dopo, in un periodo di forte richiesta arriva dopo qualche giorno. Senza protezione la farmacia resta scoperta per tutto quel tempo.

Che cosa non può coprire

È utile ricordare anche i limiti. La scorta di sicurezza non risolve:

• la mancanza prolungata di un prodotto a monte della filiera;
• un errore di anagrafica o di giacenza nel gestionale;
• un cambiamento strutturale della domanda, che richiede di rivedere le regole e non solo di aggiungere merce;
• la scelta di assortimento: tenere a scaffale ciò che non si vende non è sicurezza, è capitale fermo.

Perché non è uguale per tutti i prodotti

Applicare lo stesso margine a tutto il magazzino è comodo, ma poco efficace. Alcuni prodotti meritano più protezione di altri, e la differenza si capisce guardando alcuni aspetti concreti.

Che cosa guardare, prodotto per prodotto

Domande da porsi per ciascun articolo o gruppo di articoli:

• Regolarità delle vendite. Si vende in modo costante o a ondate? Più è irregolare, più è utile un margine.
• Affidabilità dei tempi di consegna. Il fornitore è puntuale oppure i tempi cambiano spesso?
• Conseguenze della mancanza. Se manca, il cliente aspetta, ripassa oppure va altrove? Per alcuni prodotti la perdita di fiducia pesa più della singola vendita.
• Alternative disponibili. Esiste un prodotto equivalente che il banco può proporre, oppure no?
• Ingombro e costo di tenuta. Occupa molto spazio, ha un costo di acquisto alto, ha una scadenza ravvicinata?
• Stagionalità. Il comportamento cambia nel corso dell'anno?

Due prodotti con la stessa vendita media possono richiedere margini molto diversi, se uno è regolare e puntuale e l'altro è instabile e difficile da reperire. Lo stesso vale per prodotti con scadenza breve, per i quali un margine eccessivo diventa presto un problema.

Un esempio di ragionamento

Pensate a un prodotto di uso quotidiano, venduto con regolarità e consegnato sempre in tempo: un margine ridotto può bastare. Pensate invece a un prodotto stagionale, che in poche settimane cambia ritmo e che a volte viene consegnato in ritardo: qui un margine più ampio ha senso, ma solo per il periodo in cui serve. Fuori stagione quello stesso margine diventa merce ferma.

Il compromesso tra rotture e capitale fermo

Ogni scelta sulla scorta di sicurezza sposta un equilibrio. Da una parte c'è il rischio di rottura di stock, con la vendita persa e il cliente insoddisfatto; ne parliamo nell'articolo sui costi e i rimedi della rottura di stock in farmacia. Dall'altra c'è il capitale immobilizzato in merce che resta a scaffale, di cui trattiamo in scorte morte e capitale immobilizzato.

Alzare il margine riduce il primo rischio e aumenta il secondo. Abbassarlo fa il contrario. Non esiste una scelta senza costi, ma una scelta consapevole, fatta guardando i propri dati.

Segnali che il margine è troppo basso

• le stesse mancanze si ripetono sugli stessi prodotti;
• si ricorre spesso a ordini urgenti o a consegne straordinarie;
• il banco deve rinviare i clienti con frequenza;
• dopo ogni ritardo del fornitore il prodotto finisce.

Segnali che il margine è troppo alto

• alcuni prodotti restano fermi per mesi senza movimento;
• si avvicinano scadenze di merce che non si è venduta;
• il capitale impegnato in magazzino cresce senza una ragione chiara.

Rivederla nel tempo

La scorta di sicurezza non è una decisione da prendere una volta e dimenticare. Cambiano le vendite, cambiano i fornitori, cambia la stagione. Una buona abitudine è rivedere i margini a intervalli regolari e dopo ogni episodio fuori dall'ordinario, come una rottura inattesa o un ritardo lungo, annotando che cosa è successo e perché.

Conclusione

La scorta di sicurezza è il margine che separa un imprevisto da una rottura di stock. Il suo significato è semplice, la sua applicazione no: dipende dal prodotto, dalla regolarità delle vendite e dall'affidabilità delle consegne, e richiede un equilibrio tra disponibilità e capitale fermo.

Per chi vuole ridurre il lavoro manuale su queste valutazioni, PharmAI propone ogni giorno riordini basati sui dati di vendita e di magazzino della farmacia, lasciando al farmacista il controllo e la decisione finale. Per saperne di più sulla soluzione o per rileggere gli altri contenuti sul tema, potete consultare gli articoli con l'etichetta rottura di stock.