Riordino in farmacia durante le festività

Per il riordino in farmacia durante le festività conviene agire a fine ottobre: raccogliere i calendari dei fornitori, anticipare solo i prodotti che non possono mancare e fissare in anticipo turni e responsabilità. L'obiettivo è coprire i giorni di chiusura e di consegne ridotte senza riempire il magazzino di merce che a gennaio resterebbe ferma. Questa guida propone un metodo semplice, utile per pianificare dicembre e i ponti dell'anno.

Perché le festività cambiano il riordino

Nei periodi di festa il ritmo normale si spezza. Alcuni giorni la farmacia è chiusa o ha orari ridotti, i fornitori consegnano meno spesso e le richieste dei clienti si concentrano nei giorni di apertura. Un ordine che di solito arriva in giornata può slittare di più giorni, e un errore di quantità pesa di più perché il successivo riordino è lontano.

Le situazioni tipiche sono diverse tra loro:

• ponti e giorni feriali isolati, in cui si salta un solo giorno di consegna;
• settimane di festa, con più giorni consecutivi di chiusura per i fornitori;
• riaperture dopo la pausa, quando gli ordini si accumulano e le consegne ripartono con qualche giorno di ritardo;
• turni festivi, in cui la farmacia è aperta ma chi lavora è meno numeroso.

Per ciascuna è utile chiedersi che cosa succede se un ordine non arriva. Se la risposta è «un disagio», si può attendere; se è «un cliente che non trova ciò che gli serve», il prodotto va messo in cima alla lista di chi si anticipa.

Il rischio è doppio

Ordinare troppo poco significa trovarsi con scaffali vuoti proprio quando la farmacia lavora di più. Ordinare troppo significa immobilizzare denaro e spazio, con il rischio di scadenze ravvicinate. Il tema è lo stesso trattato negli articoli su rottura di stock in farmacia, costi e rimedi e sul capitale fermo a magazzino: in periodo di festa i due rischi si presentano nello stesso mese.

Verificare per tempo il calendario dei fornitori

Il primo passo è sapere quando i fornitori consegnano davvero. Non date nulla per scontato e non basatevi sul ricordo dell'anno scorso: i calendari cambiano e ogni fornitore ha le proprie regole. Chiedete a ciascuno, per iscritto, i giorni di consegna, gli orari limite per l'invio degli ordini e le eventuali chiusure.

Che cosa chiedere

Una breve lista di domande basta a chiarire quasi tutto:

1. In quali giorni ci saranno consegne e in quali no?
2. Entro che ora va inviato l'ordine perché arrivi nel giorno successivo?
3. Come funziona la prima consegna dopo la pausa?
4. Ci sono prodotti per cui i tempi cambiano in modo particolare?
5. Chi si può contattare in caso di urgenza, e con quali modalità?

Se lavorate con più fornitori, riportate le risposte in un'unica tabella o in un foglio condiviso. È lo stesso ragionamento del confronto dei grossisti nel riordino quotidiano: prezzo, disponibilità e tempi vanno letti insieme, e nel periodo di festa i tempi pesano più del solito.

Non inventate le date

Le date valide sono solo quelle che i fornitori vi comunicano. Se un calendario non è ancora arrivato, segnatelo come «da confermare» e rimandate la decisione sui prodotti che dipendono da quel fornitore. Un promemoria con date presunte è peggio di nessun promemoria, perché dà una falsa sicurezza.

Anticipare senza riempire il magazzino

Anticipare non vuol dire ordinare di più su tutto. Vuol dire spostare prima alcuni acquisti che altrimenti cadrebbero in un giorno senza consegna. La differenza è importante: nel primo caso gonfiate il magazzino, nel secondo lo preparate.

Partire dai prodotti che non possono mancare

Fate una lista corta e ragionata, con le referenze per cui una mancanza è un problema serio. Per ogni voce guardate tre cose:

• quanto si è venduto negli stessi giorni dell'anno scorso, tenendo conto delle vendite perse per mancanza di merce;
• quanta giacenza avete oggi e fino a quando copre la richiesta normale;
• quanto tempo passa tra l'ordine e l'arrivo nel periodo di festa.

Per i prodotti fuori da questa lista, di norma, il riordino ordinario basta. Una regola pratica è mantenere la lista breve e rivederla ogni anno.

Fissare un limite all'aggiunta

Per ogni prodotto anticipato decidete in anticipo la quantità massima in più che siete disposti a tenere. Scrivetela accanto al nome. In questo modo, quando il banco è pieno e il tempo è poco, nessuno deve improvvisare e il magazzino non cresce oltre ciò che era stato deciso.

Annotare ciò che avete aggiunto

Tenete un elenco, anche semplice, delle quantità anticipate rispetto al normale. A gennaio servirà per capire che cosa è avanzato per scelta e che cosa per errore. Se i prodotti hanno scadenze ravvicinate, segnatelo accanto alla voce e controllatelo per primo.

Turni e chi decide durante le festività

Il magazzino non si gestisce da solo, e nei giorni di festa chi lavora è spesso meno numeroso o meno abituato agli ordini. Per questo la divisione dei compiti va scritta prima, non decisa all'ultimo momento.

Un promemoria condiviso

Un foglio unico, letto da tutti, dovrebbe contenere:

• chi apre e chi chiude in ciascun giorno di turno;
• chi controlla le consegne e verifica che corrispondano all'ordine;
• chi può autorizzare un ordine urgente, e con quali limiti di quantità;
• a chi rivolgersi se il titolare o il responsabile non è raggiungibile;
• i riferimenti dei fornitori per le emergenze, ottenuti da loro direttamente.

Il controllo prima della pausa

Nell'ultimo giorno di apertura regolare fate un giro rapido sui prodotti essenziali: giacenza, consegne attese e ordini ancora aperti. Chi parte per le ferie lascia due righe di consegne a chi resta. Sono pochi minuti, ma evitano la telefonata del giorno di festa per chiedere «dove abbiamo messo quell'ordine».

Chi decide

Anche nei periodi di festa le decisioni sugli ordini devono avere un responsabile chiaro. Chi propone, chi approva e chi invia vanno stabiliti prima, così che ogni ordine abbia sempre una persona che lo può controllare e correggere. Gli strumenti di supporto possono preparare le proposte, ma l'ultima parola resta al farmacista.

Conclusione

Il riordino nei periodi di festa riesce meglio quando è preparato presto: calendari dei fornitori verificati per iscritto, una lista breve di prodotti da anticipare con un limite scritto, turni e responsabilità chiari per tutto il personale. Il controllo delle giacenze nella prima settimana di gennaio chiude il ciclo e permette di assorbire ciò che è avanzato.

Se volete che le proposte di riordino partano ogni giorno dai dati di vendita e di magazzino della vostra farmacia, lasciando a voi la decisione finale, potete approfondire come lavora PharmAI nella pagina dedicata alla soluzione. Per capire cosa deve garantire un sistema di riordino affidabile leggete riordino automatico in farmacia: cosa deve garantire.