Stagionalità delle vendite: leggerla nei dati

La stagionalità delle vendite è la tendenza di alcuni prodotti a vendere di più o di meno negli stessi periodi dell'anno, in modo ricorrente. Per riconoscerla nei dati della farmacia bisogna confrontare più anni, depurare le differenze dovute al calendario ed escludere gli eventi che non si ripeteranno.

In questo articolo vediamo come leggere la stagionalità con strumenti semplici, quali errori evitare e come passare dalla lettura dei dati a una decisione di acquisto sensata. Non parliamo di metodi di previsione: l'obiettivo è imparare a guardare i numeri che avete già.

Cos'è la stagionalità delle vendite

Si parla di stagionalità quando un andamento si ripete con regolarità in un periodo preciso dell'anno. Il clima, le vacanze, l'inizio della scuola, le abitudini delle famiglie: tutto questo lascia un segno nelle vendite di molti reparti.

È importante distinguerla da altri movimenti che le somigliano:

• Tendenza: una crescita o un calo graduale che dura nel tempo, senza tornare indietro.
• Evento isolato: un picco o un vuoto causato da un fatto puntuale, che non è detto si ripeta.
• Variazione casuale: le oscillazioni normali da una settimana all'altra, che non indicano nulla di preciso.

Solo il movimento che si ripete, legato al periodo dell'anno, è stagionalità vera. Scambiare un evento isolato per una stagione porta a ordinare troppo; scambiare una stagione per un caso porta a trovarsi senza prodotto proprio quando serve.

Riconoscerla nei dati della farmacia

Il primo strumento è il più semplice: la serie storica delle vendite di un prodotto o di una categoria, mese per mese, per almeno due o tre anni. Ponete le curve una sopra l'altra e osservate se le forme si assomigliano.

Il confronto anno su anno

Confrontare un mese con lo stesso mese dell'anno precedente è utile, ma va fatto con attenzione. Prima di trarre conclusioni, ponetevi alcune domande:

• Il prodotto era sempre disponibile in entrambi i periodi, o ci sono state mancanze?
• Il numero di giorni di apertura e di giorni lavorativi era simile?
• Il prezzo o l'esposizione in negozio sono cambiati in modo evidente?
• Nel periodo è successo qualcosa di insolito, interno o esterno alla farmacia?

Se la risposta a una di queste domande è sì, la differenza tra i due anni non dice solo qualcosa sulla stagionalità: dice anche qualcosa su quel fatto particolare.

Più anni, non uno solo

Con un solo anno di storia non potete distinguere una stagione da un episodio. Con due anni cominciate a vedere se il disegno si ripete; con tre diventa molto più affidabile.

Una checklist di lettura

Per ogni prodotto o categoria che vi interessa, provate a rispondere così:

1. In quali mesi le vendite salgono in modo evidente?
2. Il picco ricade nello stesso periodo in tutti gli anni disponibili?
3. L'aumento arriva di colpo o in modo graduale, con una salita prima del picco?
4. Dopo il picco, le vendite tornano al livello di partenza?
5. Esiste un fatto esterno noto che spiega il periodo?

Una salita graduale e una discesa altrettanto graduale, ripetute ogni anno, sono un buon segnale di stagionalità. Un picco isolato e improvviso, che compare in un solo anno, è più spesso un evento.

Effetti calendario ed eventi non ripetibili

Anche quando la stagione c'è, il calendario può spostare i numeri di un mese e farli sembrare diversi. Capire questi effetti evita conclusioni sbagliate.

Gli effetti del calendario

Alcune differenze non dipendono dalla domanda dei clienti ma dal modo in cui cade l'anno:

• il numero di weekend e di festività in un mese;
• le settimane che a cavallo di due mesi vengono attribuite a uno solo dei due;
• le chiusure straordinarie, i turni e le aperture festive.

Quando confrontate due mesi, contate i giorni di apertura. In molti casi è più corretto guardare le vendite per giorno di apertura, oppure per settimana intera, piuttosto che il totale mensile grezzo.

Gli eventi non ripetibili

Ci sono fatti che hanno alterato le vendite ma che non vi aspettate di rivedere nello stesso modo:

• una carenza prolungata di un prodotto, che ha spostato la domanda altrove;
• una promozione fuori dall'ordinario o un'iniziativa locale;
• un'interruzione di fornitura o un periodo di chiusura per lavori;
• un'ondata di richiesta legata a una notizia o a una situazione eccezionale.

Questi episodi vanno annotati, con data e causa, in un semplice registro. Quando poi rileggerete i dati, saprete quali mesi trattare con cautela. Un anno anomalo non va cancellato dalla storia: va letto per quello che è e pesato di conseguenza.

Quando la domanda non si vede nei dati

Un punto spesso trascurato: le vendite registrate non sono la domanda. Se un prodotto è mancato per alcune settimane, i dati mostrano un vuoto, ma i clienti lo avrebbero chiesto. Leggere quel vuoto come scarso interesse porta a sottostimare la stagione successiva. Per questo conviene incrociare l'andamento delle vendite con le informazioni sulle rotture, come spiegato in rottura di stock in farmacia: costi e rimedi.

Dalla lettura dei dati alla decisione di acquisto

Riconoscere la stagionalità serve solo se aiuta a decidere meglio. Il passaggio dai dati agli acquisti richiede alcune scelte di buon senso, che restano al farmacista.

Fate scelte graduali

Quando una stagione si avvicina, evitate di concentrare tutto l'acquisto in un solo ordine: procedere per passi limita il capitale fermo a magazzino. Per riconoscere ciò che resta fermo a fine stagione leggete scorte morte e capitale immobilizzato in farmacia.

Tenete conto dei margini di incertezza

Una lettura dei dati è sempre un'indicazione, non una certezza. Il tempo atmosferico, le abitudini che cambiano e gli eventi esterni possono spostare la stagione di qualche settimana. Meglio prevedere un margine ragionevole e rivedere le quantità con regolarità.

Mantenete il controllo

Ogni proposta di riordino, anche quando è preparata da uno strumento, dovrebbe poter essere verificata e approvata da una persona, con limiti stabiliti dalla farmacia e una traccia di ciò che è stato deciso. Su questo tema trovate un approfondimento in riordino automatico in farmacia: cosa deve garantire un sistema affidabile.

Un esempio di ragionamento

Immaginate un reparto le cui vendite salgono ogni anno nello stesso periodo. Nell'ultimo anno, però, c'è stata una carenza che ha tenuto il prodotto fuori scaffale per alcune settimane, e le vendite sembrano più basse. Un confronto superficiale vi porterebbe a ordinare meno. Una lettura attenta, che tiene conto della carenza e guarda anche gli anni precedenti, suggerisce invece di non abbassare le quantità. La decisione finale resta vostra, ma ora poggia su una lettura corretta.

Conclusione

Leggere la stagionalità delle vendite significa confrontare più anni, correggere gli effetti del calendario e riconoscere gli eventi che non torneranno. È un lavoro di osservazione, non di formule: bastano un po' di metodo, un registro degli episodi insoliti e la disponibilità a rivedere le conclusioni.

Se volete che le proposte di riordino partano dai dati di vendita e di magazzino della farmacia, restando sempre sotto il vostro controllo e con una traccia completa di ogni decisione, potete scoprire come lavora PharmAI nella pagina dedicata alla soluzione per la gestione del riordino.