Analisi ABC del magazzino in farmacia

L'analisi ABC è un metodo generale di gestione delle scorte che divide i prodotti in tre gruppi, A, B e C, in base all'importanza che hanno rispetto a un criterio scelto, di solito il valore. In farmacia serve a decidere dove concentrare l'attenzione: non tutti i prodotti meritano lo stesso tempo di controllo.

Questo articolo spiega il concetto in termini pratici, senza formule né valori di riferimento, perché i gruppi dipendono sempre dalla farmacia e dalla domanda a cui volete rispondere.

Cos'è l'analisi ABC

L'idea nasce da un'osservazione comune a molte attività: pochi articoli pesano molto sul risultato, molti articoli pesano poco. La classificazione ABC dà un nome a questa differenza e la rende utilizzabile.

I tre gruppi si leggono così:

• Classe A: i prodotti che contano di più rispetto al criterio scelto. Sono pochi rispetto al totale e meritano l'attenzione più frequente.
• Classe B: una fascia intermedia, che richiede controlli regolari ma meno ravvicinati.
• Classe C: i prodotti numerosi ma di peso ridotto, per cui basta un controllo più leggero.

Il punto importante è che le classi non descrivono il prodotto in sé: descrivono il suo peso rispetto a un criterio. Lo stesso articolo può stare in A con un criterio e in C con un altro.

Su quale criterio costruirla

Prima di classificare, decidete che cosa volete misurare. I criteri più usati in farmacia sono:

• il valore venduto in un certo periodo;
• il valore del magazzino fermo, cioè il capitale immobilizzato;
• il margine che il prodotto porta;
• la frequenza con cui il prodotto esce dagli scaffali.

Un criterio diverso risponde a una domanda diversa. Se il vostro problema è la liquidità, guardate il valore immobilizzato; se è il servizio al banco, guardate la frequenza delle uscite.

A cosa serve in farmacia

In una farmacia l'assortimento è ampio e il tempo è poco. L'analisi ABC non fa risparmiare lavoro da sola, ma aiuta a distribuirlo meglio.

Priorità di controllo

Il primo uso è stabilire in quale ordine guardare il magazzino. Un prodotto di classe A merita una verifica più frequente delle giacenze e un'attenzione maggiore quando una scorta si assottiglia. Un prodotto di classe C può essere controllato meno spesso, senza che questo comprometta il servizio.

Attenzione al riordino

Il secondo uso riguarda il riordino. Sapere quali prodotti pesano di più aiuta a rivedere con più cura le proposte di acquisto che li riguardano, a confrontare con attenzione le condizioni dei fornitori e a evitare sia le rotture di stock sia l'eccesso di scorta proprio dove l'errore costa di più. Se vi interessa il tema, il nostro articolo sulla rottura di stock in farmacia, tra costi e rimedi ne spiega le conseguenze.

Lettura del capitale immobilizzato

Il terzo uso è capire dove si concentra il denaro fermo. Una classificazione costruita sul valore a magazzino mostra quali prodotti trattengono più capitale e quali, al contrario, pesano poco. Per approfondire il collegamento con le giacenze ferme, leggete anche scorte morte e capitale immobilizzato in farmacia.

Limiti dell'analisi ABC

Come ogni semplificazione, l'analisi ABC ha dei limiti che conviene conoscere prima di fidarsene.

• Non misura l'urgenza. Un prodotto di classe C può essere indispensabile quando manca. Se un cliente lo cerca e non c'è, il fatto che pesasse poco sul valore non rende il disservizio meno serio.
• Non misura la rilevanza per la clientela. Alcuni articoli sono poco importanti per i numeri ma molto importanti per chi frequenta la farmacia, perché fanno parte del servizio che la farmacia vuole garantire.
• Dipende dal periodo osservato. Un periodo anomalo, per esempio con una forte stagionalità o una carenza di fornitura, può spostare un prodotto in una classe che non rappresenta la sua vera importanza.
• Dipende dalla qualità dei dati. Codici duplicati, giacenze non allineate o vendite registrate male producono classi poco affidabili.
• È una fotografia. Fotografa la situazione di un momento e va aggiornata, altrimenti smette di descrivere la realtà.

Per questo la classificazione va letta come un aiuto alla decisione, non come una regola da applicare in modo automatico.

Come usarla per organizzare i controlli

Usata con criterio, l'analisi ABC diventa un piano di lavoro. Ecco una traccia semplice, adattabile alle abitudini della vostra farmacia.

Una checklist di partenza

1. Scegliete la domanda. State cercando di liberare liquidità, di ridurre le mancanze o di organizzare meglio il tempo del personale?
2. Scegliete il criterio e il periodo. Annotate entrambi, così potrete ripetere l'analisi negli stessi termini.
3. Costruite le classi. Ordinate i prodotti per il criterio scelto e raggruppateli in A, B e C, senza cercare una divisione perfetta.
4. Segnalate le eccezioni. Aggiungete a mano i prodotti che, pur pesando poco, per voi sono essenziali.
5. Assegnate una cadenza di controllo. Più frequente per la classe A, più leggera per la C, con la B nel mezzo.
6. Rivedete a intervalli regolari. Ripetete l'analisi quando l'assortimento o la domanda cambiano.

Qualche esempio di situazione

Immaginate un prodotto di classe A le cui giacenze si abbassano più in fretta del solito: è un caso in cui vale la pena guardare subito la proposta di riordino e le disponibilità dei fornitori. Immaginate invece un prodotto di classe C fermo da tempo: può bastare un controllo periodico per decidere se tenerlo in assortimento.

In ogni caso, la decisione finale resta a chi conosce la farmacia. L'analisi indica dove guardare, non cosa fare.

Usare un foglio di calcolo

Molte farmacie partono da un'esportazione dei dati e da un foglio di calcolo. È un buon modo per iniziare e per capire come ragiona la classificazione. Il limite è la manutenzione: ogni aggiornamento richiede di rifare l'esportazione, riordinare le righe e ricontrollare i gruppi, e il risultato invecchia in fretta.

Per gli altri articoli sul tema, potete consultare la raccolta dedicata al controllo del magazzino.

Conclusione

L'analisi ABC è uno strumento semplice per decidere dove dedicare attenzione: separa ciò che pesa molto da ciò che pesa poco, ma non sostituisce il giudizio del farmacista e non coglie urgenza e rilevanza per la clientela. Il suo valore sta nel modo in cui la usate: un criterio chiaro, qualche eccezione dichiarata e una revisione regolare.

Se volete ridurre il lavoro manuale di analisi e riordino, mantenendo sempre il controllo sulle decisioni, scoprite la soluzione PharmAI: le proposte vengono preparate a partire dai dati della vostra farmacia, e a decidere restate voi.